Mötesbokning och GDPR: vad gäller när du ringer företag?
Det är tillåtet att ringa företag och boka möten – men GDPR gäller fortfarande för kontaktpersonerna. Här är grunderna.
Kort svar: ja, det är tillåtet att ringa företag för att boka säljmöten. Men namn, telefonnummer och e-post till kontaktpersoner är personuppgifter, och då gäller GDPR. Här är det viktigaste att ha koll på. Texten är en översikt och ersätter inte juridisk rådgivning.
Rättslig grund: berättigat intresse
De flesta som bedriver B2B-mötesbokning stödjer sig på berättigat intresse som rättslig grund. Det kräver en intresseavvägning: ert intresse av att kontakta personen ska väga tyngre än personens intresse av att slippa bli kontaktad. Det talar för att ringa personer i deras yrkesroll, om något som är relevant för just den rollen. Dokumentera avvägningen.
Informera om behandlingen
När ni samlar in uppgifter från andra källor än personen själv – till exempel en leadsdatabas – ska ni informera om behandlingen senast vid första kontakten. Det kan räcka att berätta varifrån uppgifterna kommer och hänvisa till er integritetspolicy i ett uppföljande mejl.
Rätten att invända
Om någon säger att de inte vill bli kontaktade igen ska ni sluta – direkt. Markera personen i CRM så att varken ni eller er mötesbokare ringer igen.
Gäller NIX för företag?
NIX-registret är till för privatpersoner. Samtal till företag i deras yrkesroll omfattas normalt inte. Var däremot försiktig med enskilda firmor, där företagets nummer ofta också är personens privata.
E-post till företag
Reglerna för marknadsföring via e-post skiljer sig åt beroende på om mottagaren räknas som fysisk person eller företag. Skicka alltid relevanta, personliga mejl, ange vem avsändaren är och ge en enkel möjlighet att avregistrera sig.
Checklista för er mötesbokning
- Kontakta personer i deras yrkesroll, om något relevant för rollen.
- Dokumentera intresseavvägningen.
- Informera om behandlingen och hänvisa till integritetspolicyn.
- Respektera invändningar omedelbart och för en spärrlista.
- Rensa bort uppgifter som inte längre behövs.
- Teckna personuppgiftsbiträdesavtal med extern mötesbokare.
Fråga alltid hur en extern mötesbokare hanterar GDPR innan ni anlitar dem. Se fler frågor i vår checklista. Vill du veta vad en extern mötesbokare skulle kosta? Räkna ut ett ungefärligt pris.
